FRANS VAN DUIVENBODEN (CIO OFFICE DEPOT), GENOMINEERDE CIO OF THE YEAR 2009

Geplaatst op 12-10-2009 door Annemarijn van der Erve
2221 x gelezen

Beoordeling (7 stemmen):

Printversie

Verstuur

Reageer

Uw beoordeling:

Frans van Duivenboden is, naast zijn CIO-functie, verantwoordelijk voor het medio vorig jaar gestarte Accelerate-programma binnen Office Depot. Het doel is de herdefinitie van de marktpositionering, invoering van een efficiëntere werkwijze en het hiermee in lijn brengen van de organisatiestructuur. IT is in meerdere opzichten een belangrijk onderdeel van de transformatie die Office Depot klaar moet maken voor de toekomst.

Get the Flash Player to see this player.

Op welk behaalde resultaat over het afgelopen jaar ben je echt trots?
“Accelerate begint met denken vanuit het perspectief van de klant. We integreren daartoe alle touch points. Met andere woorden: alle manieren waarop onze klant met ons in contact kan treden. Op basis hiervan hebben we een four tier-strategie ontwikkeld, waarvan wij denken dat die onze klanten op voor hen en ons logische criteria kan indelen en we de klanten op maat kunnen bedienen tijdens de contactmomenten. Klanten kunnen daarnaast natuurlijk hun eigen voorkeuren opgeven en blijven gebruiken.”
“We hebben daarnaast het bedrijf goed doorgelicht en gekeken wat er beter, slimmer en efficiënter kan. Het idee is op jaarbasis een behoorlijk bedrag te besparen, en ook sneller te anticiperen op mogelijkheden die we zien in de markt. Een eerste slag die we al een tijdje geleden maakten was te gaan werken in regio’s in plaats van de vroegere landenstructuur. Dat maakt het makkelijker om te standaardiseren, consolideren en strakkere organisational principles neer te zetten.”
“Tevens hebben we de organisatie in lijn gebracht met onze nieuwe marketingstrategie en efficiëntere processen. We zijn top-down begonnen en hebben het Europese management met een kwart teruggebracht en de taken logischer ingedeeld. Als IT hebben we bovendien een andere organisatie neergezet. Ik noemde al de regiostructuur, maar denk daarbij ook aan het neerzetten van informationmanagers die het 'single point of contact' zijn voor een regio of een functionele afdeling. Hierdoor weten we veel beter wat de prioriteiten zijn binnen een bepaalde functie of regio, en weten onze interne klanten bij wie ze terecht kunnen met al hun vragen.”
“Daarnaast ben ik er trots op nog steeds een stuk commerciële verantwoordelijkheid te dragen, namelijk die voor onze e-commerceactiviteiten met Tech Depot. Het concept is dat we in alle landen met hetzelfde centraal geleide model werken, met een minimale bezetting centraal en per land. Dat hebben we de afgelopen twee jaar in drie landen uitgerold en het vierde land gaat eind dit jaar live. Allemaal gerund vanuit Venlo, met één man per land voor de lokale contacten.”

Wat heeft de crisis je geleerd?
“Het Accelerate-programma hebben we, na overleg met het Amerikaanse hoofdkantoor, al voor de crisis kunnen starten. Het kan ons helpen, omdat het een aanleiding is om zeer bewuste keuzes te maken en sneller beslissingen te nemen. Tevens konden we een aantal zaken, die we als bedrijf een beetje hebben laten zitten, ineens versneld oppakken. In die zin biedt een crisis echt kansen. IT kan daarbij een belangrijke ondersteunende factor zijn. Je ziet overigens dat we het ondanks de crisis redelijk blijven doen in de markt, maar ook bij ons is de verkoop van echte investeringsgoederen natuurlijk ook lastiger dan in voorgaande jaren.”

Voor welke uitdagingen sta je nog, de komende periode?
“Ik gaf al aan dat we binnen de IT-organisatie een aantal veranderingen hebben doorgevoerd. De zaken worden strakker en meer businessgeoriënteerd geregeld. Dat was wel even wennen voor onze mensen. In dit kader hebben we enerzijds nieuwe specialisten in dienst genomen, maar er zijn aan de andere kant ook IT’ers naar de business gegaan. Dat laatste vind ik een positieve ontwikkeling. Bovendien stelt dit mij weer in staat om nieuw talent aan te nemen of door te laten groeien.”
“Verder komen er door een programma als Accelerate heel veel potentiële projecten naar boven, wat betekent dat je binnen deze change de zaken moet gaan prioriteren. Tegelijk komt de business voortdurend met nieuwe ideeën. Deze stroom aan projecten en plannen onder controle krijgen is zeker een uitdaging. We moeten er namelijk voor waken dat we geen wildgroei krijgen. Het Project Management Office houdt dat overigens goed in de gaten, maar het zal soms een lastige discussie worden.”

In algemene zin: op welke manier kan de IT echte impact hebben op de bedrijfsvoering?
“IT kan de business enerzijds ondersteunen door te reageren op de vragen en zaken op te lossen of te verbeteren. Aan de andere kant moet een goede IT-organisatie de business ook kunnen uitdagen. Er zijn namelijk altijd IT-ontwikkelingen die de business vooruit helpen. Maar er moet wel sprake van een wisselwerking zijn. Als je bijvoorbeeld kijkt naar e-commerce, dan hebben wij daar een heel mooie zoekfunctionaliteit op zitten. Maar deze werkt pas optimaal wanneer de productgegevens en -attributen door de business goed verzorgd zijn. IT kan zoiets dus niet alleen doen. In algemene zin moet de IT een volwaardig onderdeel zijn van het managementteam, want alleen dan heb je die gecombineerde rol van uitdager en ondersteuner.”

Wat betekent dit voor de rol en positie van de CIO?
“Ik heb gedurende mijn loopbaan niet heel zwaar en bewust gestuurd op de stappen die ik gemaakt heb, maar ik denk dat ik als CIO te allen tijde oprecht geïnteresseerd moet zijn in de relatie tussen business en IT. Ik wil als CIO dus begrijpen wat de businessprocessen inhouden, en binnen het managementteam niet alleen de 'techneut' zijn. Ik vind dat voor elk lid van een management namelijk geldt dat je je eigen specialisme hebt, maar wel samen over de business moet kunnen praten om zo beleid te vormen en beslissingen te nemen. Dat kan natuurlijk alleen maar als de CIO een goed team onder zich heeft, dat ervoor zorgt dat hij ‘gevoed’ wordt.”

Wat is voor jezelf het belangrijkste ontwikkelpunt in de komende twaalf maanden?
“Zakelijk gezien wil ik graag de beoogde veranderslag binnen IT afgerond hebben. De start is goed en het team ook, dus daar heb ik alle vertrouwen in. Daarnaast heeft de begeleiding van de business in 2010 en 2011 een aantal belangrijke deadlines. Het is voor het bedrijf heel belangrijk dat we die gaan halen.”
“Vanuit persoonlijk perspectief vind ik het belangrijk dat de relatie met mijn Amerikaanse collega’s hechter wordt. Daar werken we overigens hard aan. De nauwere band moet ertoe gaan leiden dat we meer vrijheid krijgen om die dingen die ik belangrijk vind wat makkelijker te kunnen doorvoeren. Daarnaast vragen zaken als communicatie natuurlijk altijd een deel van de aandacht. Met oog op de langere termijn vind ik de rol van CIO natuurlijk een van de mooiste posities in een bedrijf. Eigenlijk is alleen de CEO nog een stapje breder, en dat zou op den duur een volgende uitdaging kunnen zijn. Natuurlijk heb ik dan het geluk dat ik in het klein al een eigen onderneming heb binnen Office Depot.”

Waarom moet jij CIO of the Year worden?
“Vanuit de context van de markt zetten we onszelf als Office Depot in elk geval beter op de kaart. Vanuit intern perspectief geldt in feite hetzelfde voor IT. Vanzelfsprekend zijn er wel eens klachten, maar die zijn van een totaal andere aard dan drie tot vier jaar geleden. De IT-functie is volwassener geworden. Hoewel het aanstellen van informationmanagers op zichzelf niet wereldschokkend is, zie je dat de business daarmee aanzienlijk beter ondersteund wordt.”

Wat zou je je collega-CIO’s willen meegeven?
“Juist in tijden van crisis heb je als CIO de mogelijkheid om je beter te profileren. Je kunt het bedrijf vooruit helpen door de kansen – en die liggen er altijd – te ondersteunen vanuit de informatietechnologie. Maar ook door besparingen te vinden binnen IT en, met behulp van IT, op andere plekken dan alleen in IT.”